Logiciel gestion documentaire

 

La GED pour tous les documents

Ce logiciel de gestion intègre un logiciel de gestion documentaire (ou logiciel GED) accessible en ligne par tous les utilisateurs.
Ce logiciel de gestion documentaire peut intégrer des notices techniques des constructeurs, des catalogues disponibles au format PDF.
Il peut aussi proposer des notices techniques internes à l’entreprise : Le savoir, les astuces des techniciens « Maison ».
Capitaliser le savoir de l’entreprise en mutualisant le savoir, les astuces, des techniciens est un moyen de ne pas le perdre.

Sphinx Manager permet, dans son logiciel gestion documentaire, la mise à jour et l’historique des pannes récurrentes, véritable thésaurus de l’entreprise. Il est très utile sur un chantier de pouvoir bénéficier de l’expérience commune.
Chaque matériel et chaque pièce détachée peut être illustré de photos : Cela facilite grandement le diagnostic assisté, aide au remontage…
Pour une efficacité absolue, chaque technicien dispose de la liste complète des interventions effectuées sur chaque matériel. Il pourra anticiper sur les prochaines réparations et les proposer à ses clients.

Mais ce logiciel GED ne fait pas que cela. Il permet aussi de conserver la totalité de ses documents de travail et de gestion d’entreprise :

• Les documents signés par les clients (Devis, commande, etc …)
• Les factures des fournisseurs
• Les documents d’intervention signés par les clients (OI, BI)
• Les documents de livraison signés par les clients (BC, BL)
• Des documents officiels, (Permis de conduire, CACES, accréditations, habilitations, plans, …)
• Et tout autre type de documents

 

GED pour la GMAO, le SAV et la maintenance

Avant l’intervention, le logiciel GED conservera les devis signés par les clients, les documents techniques (Plans, schémas, ..)
Après l’intervention, il conservera le BI signé par le client, les factures de de maintenance, …
Coté achat, le logiciel GED permettra de conserver les factures d’achats (ou factures fournisseur) ainsi que les documentations techniques des fournisseurs.
Coté communication avec le client, il enverra également tous ces documents par émail à son destinataire.

Exemples :

• Le devis de réparation au demandeur
• Le BI non chiffré au service technique
• La facture au service comptabilité

 

GED pour la location de matériels

Avant la livraison du matériel loué, le logiciel GED conservera les devis signés par les clients, les documents techniques (Plans, …)
Après la livraison il conservera le BS signé par le client, les factures de de location, …
Coté achat, le logiciel GED permettra de conserver les factures d’achats (ou factures fournisseur) des matériels, ainsi que leurs documentations techniques.
Coté communication avec le client, il enverra aussi en un seul clic tous ces documents par émail à son destinataire.

Exemples :

• Le devis de location au demandeur
• Le BS non chiffré au service de gestion de parc
• La facture au service comptabilité

 

GED pour le commerce et le négoce

Coté vente, ce logiciel gestion documentaire conservera pour vous les devis signés par les clients, les factures de vente, les BL signés, les accusés de réception, etc, …
Coté achat, le logiciel GED permettra de conserver les factures d’achats (ou factures fournisseur) ainsi que les BL des fournisseurs.
Coté communication avec le client, il enverra en un seul clic tous ces documents par émail à son destinataire, selon le choix effectué dans la fiche du client.

Exemples :

• Le devis au prospect
• La commande au fournisseur
• Le BL non chiffré au service approvisionnement
• Le BL chiffré au service achats
• La facture au service comptabilité

 

GED pour la GPAO

Coté vente, Sphinx Manager conservera pour vous les devis signés par les clients, les factures de vente, les BL signés, les accusés de réception, etc, …
Coté achat, le logiciel GED permettra de conserver les factures d’achats (ou factures fournisseur) ainsi que les BL des fournisseurs.
Coté communication avec le client, il enverra en un seul clic tous ces documents par émail à son destinataire, selon le choix effectué dans la fiche du client.

Exemples :

• Le devis des produits finis au prospect
• La commande de matière premières au fournisseur
• Le BL au service achats
• La facture au service comptabilité

FAQ Logiciel GED

Qu’est-ce que le logiciel de gestion documentaire dans Sphinx Manager ?

Le logiciel de gestion documentaire (ou GED) de Sphinx Manager est un module intégré à l’ERP qui permet de centraliser, structurer et consulter tous les documents de travail et de gestion de l’entreprise (devis, factures, bons de livraison, documents techniques, pièces de maintenance, plans, habilitations, etc.).
Il capitalise le savoir interne et facilite l’accès aux documents depuis PC, tablette ou smartphone.

Sphinx Manager est-il compatible avec la RFE : Réforme de la facturation électronique 2026 ?

Oui. Sphinx Manager est compatible et conforme à la réforme de facturation électronique obligatoire en 2026, ce qui signifie qu’il génère et transfère automatiquement des factures électroniques au format légal requis avec traçabilité, sécurité et conformité réglementaire, sans action manuelle supplémentaire.

Comment fonctionne cette compatibilité dans la pratique ?

Avec ce logiciel de gestion :

• les documents de facturation sont générés dans le format requis par la loi,
• ils sont automatiquement transmis à une plateforme agréée qui les diffuse selon les règles de la RFE,
• vous avez ainsi une solution clé en mains pour rester conforme sans vous préoccuper des formats ou des protocoles.

Qui est Pennylane dans le contexte de Sphinx Manager ?

Pennylane est une plateforme de gestion financière et de comptabilité utilisée pour la transmission dématérialisée des factures et des données comptables.
Dans le contexte de la RFE, Pennylane agit comme Plateforme Agréée (PA) ou partenaire PDP pour assurer la conformité réglementaire de vos factures électroniques.

Quel est le rôle de Pennylane avec Sphinx Manager ?

Grâce à ce partenariat :

• les factures générées dans Sphinx Manager sont automatiquement transmises vers Pennylane pour diffusion,
• Pennylane assure la conformité réglementaire (e-invoicing et e-reporting),
• elle centralise les statuts de traitement, les archives et la traçabilité des flux.

Qu’est-ce que le format Factur-X ?

Le format Factur-X est un standard hybride européen de facturation électronique combinant :

• un PDF lisible à l’œil nu, et
• un fichier XML lisible par machine utilisé pour les échanges automatisés.
• Il respecte notamment la Norme Sémantique Européenne EN 16931, ce qui facilite l’automatisation des flux de facturation et leur conformité légale.

Quels sont les bénéfices du format Factur-X pour mon entreprise ?

Le format Factur-X :

• est automatiquement lisible par les systèmes comptables,
• permet de gagner du temps et fiabilité dans l’import des données,
• réduit les saisies manuelles,
• assure une conformité à la RFE tout en offrant un rendu PDF clair pour les partenaires commerciaux.

Quels types de documents puis-je conserver dans la GED de Sphinx Manager ?

Vous pouvez stocker : devis, bons de commande, factures clients/fournisseurs, documents techniques, BL/BI signés, documents administratifs, photos, fiches de pannes récurrentes, etc.
Cette GED est accessible en ligne et depuis appareils mobiles.

Est-ce que les documents GED sont consultables sur mobile ?

Oui. La GED est accessible depuis PC, tablette ou smartphone via l’interface web ou l’application mobile de Sphinx Manager.

La GED peut-elle envoyer des documents par e-mail depuis l’application ?

Absolument : Sphinx Manager permet d’envoyer les documents stockés (devis, factures, BL, etc.) à leurs destinataires par e-mail en quelques clics.