logiciel gestion de contrat

 

La gestion des contrat pour les loueurs et les réparateurs

Un logiciel gestion de contrat est un outil indispensable pour toute entreprise qui émet des contrats de service, de maintenance, de location, sur des matériels ou des bâtiments.
En effet, l’entreprise qui assure le suivi de ce contrat doit faire appel à ses techniciens ou à des sous-traitants.
Donc la gestion et le suivi du planning des techniciens et des sous-traitants sera assurée le logiciel gestion de contrat.
Dans le cas de la sous-traitance, le prestataire peut être une entreprise de maintenance multi-services, ou une entreprise de maintenance spécialisée dans un domaine précis.

Quelques exemples de métiers qui nécessitent un tel logiciel gestion de contrat :

• Dépanneurs de véhicules et de matériels roulants : VL, PL, BTP, Levage, etc.
• Dépanneurs de matériels : Informatique, médical, Haute technologie, etc.
• Maintenance industrielle : Équipements électriques, mécaniques, dans le chaud, le froid, etc.
• Maintenance multi-services des matériels d’entreprise, de commerce, de particulier : Climatiseurs, chaudières, systèmes d’alarme et de sécurité, etc.
• Loueurs de véhicule ou de matériel industriel.

Le logiciel gestion de contrat permet d’effectuer toutes ces opérations :

• Édition du contrat : Le contrat sera édité avec toutes les informations nécessaires comme les maté »riels, les sites, les conditions générales, les points de contrôle, …
• Facturation du contrat : Le contrat pourra être facturé selon diverses périodes : mensuelle, trimestrielle, quadrimestrielle, semestrielle, annuelle.
• Planification du contrat : Dans le cas du contrat de maintenance ou du contrat de service, les visites préventives des techniciens pourront être planifiée aussi selon diverses périodes : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, quadrimestrielle, semestrielle, annuelle.

 

Contrat de prestation de service

Le cas du contrat de prestation de service, est similaire au contrat de maintenance. La gestion se fait également à l’aide d’un logiciel gestion de contrat.
La société de prestation de service propose en général un service d’assistance global qui intégrera la main d’œuvre, le déplacement, la réparation, les pièces détachées et la formation, le conseil.

Voici quelques métiers relatifs à de la maintenance et qui proposent le contrat de prestation de service :

• La maintenance multi-services : Ce sont des entreprises qui proposent des contrats d’entretien et du dépannage pour la plupart des matériels usuels d’une entreprise, ou d’une collectivité, ou d’une chaîne de magasin
• Les réparateurs spécialisés dans un domaine : matériel BTP, Agricole, Levage, matériels de chauffage : chaudières, chauffage solaire…
• La maintenance des matériels utilisés dans le milieu médical et hospitalier est elle aussi assujettie au contrat de prestation de service.

 

Contrat de maintenance

Le contrat de maintenance ou contrat d’entretien, est bien entendu un document incontournable pour tous les prestataires de services. Le logiciel Sphinx Manager permet d’établir facilement et rapidement le contrat de maintenance préformaté aux modalités de l’entreprise. Ce gain de temps améliore encore la rentabilité dans la gestion du contrat de maintenance.

Voici une liste (non exhaustive) des activités et des matériels faisant habituellement l’objet d’un contrat de maintenance :

• Chaudières de chauffage central individuel ou collectif – Véhicules, matériel BTP, matériel agricole, de matériels de levage (grues, élévateurs, nacelles ),
• Matériels d’entretien : balayeuses, benne à ordure,
• Ascenseurs, escalators (escalier mécanique), trottoirs roulants,
• Matériel de manutention : chariots élévateurs, hayons élévateurs,
• Matériel informatique et bureautique: ordinateurs, serveurs, réseaux, copieurs – Matériel médical, métrologie…

 

Contrat de location

Le contrat de location sera, quant à lui, rédigé dans le cas de la location de matériels ou de salle.
On distinguera deux grands types de location :

• La location courte durée qui est une location de 1 jour à quelques jours.
• La location longue durée qui est une location de plusieurs mois.

Dans le cas de la location courte durée (Événementiel, vaisselle, outillage, petit matériel BTP, salles, matériel vidéo, matériel de mesure électronique, véhicule …), le contrat de location est simplifié
Il tiens généralement sur une page et contient juste des informations de base comme les descriptifs des matériels et le montant de la location journalier, plus le total.

Dans le cas de la location longue durée (BTP, levage, entrepôts, construction de routes et de bâtiments, flotte de véhicules, …), le contrat de location est étendu et tiens sur plusieurs pages avec :
– Liste précise et descriptif du matériels, – Liste détaillée des points de contrôle, – Détails des services fournis (Maintenance préventive, et/ou corrective), – Conditions générales de location

Et enfin, toujours dans le cas de la location, il existe aussi un contrat particulier : le contrat de location full service. Dans ce dernier, tout est inclus : la location, le service, la maintenance préventive, la maintenance corrective et et le remplacement des pièces détachées et fluides.

 

Facturation des contrats

Sphinx Manager, le logiciel erp pour les réparateurs a prévu un module de facturation des contrats :
Le contrat peut-être facturé ou non. Si le contrat de maintenance n’est pas facturé, c’est la visite qui sera facturée. On parlera alors de facturation à la visite Si le contrat est facturé, l’utilisateur du logiciel peut alors choisir la fréquence de facturation :

• Facturation du contrat au mois
• Facturation du contrat au trimestre
• Facturation du contrat au quadrimestre
• Facturation du contrat au semestre
• Facturation du contrat à l’année

Dans le cas des contrats facturés, la facturation de tous ces contrats de maintenance se fera de manière automatique en fonction de la fréquence de facturation.

 

Questions fréquentes sur le logiciel de gestion de contrat

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de contrat ?

Un logiciel de gestion de contrat permet de créer, suivre, planifier et facturer différents types de contrats (contrats de maintenance, de service ou de location).
Il centralise les informations contractuelles, les périodicités, les visites planifiées et les obligations de service afin d’automatiser le suivi dans le temps.

Quels types de contrats peut gérer Sphinx Manager ?

Sphinx Manager gère notamment :

• les contrats de maintenance et d’entretien
• les contrats de prestation de service
• les contrats de location de matériels ou véhicules

Chaque type de contrat est paramétrable selon la périodicité (mensuelle, trimestrielle, annuelle, etc.) et les conditions spéciales du client.

Comment le logiciel aide-t-il à planifier les prestations prévues dans un contrat ?

Le logiciel permet de planifier automatiquement les visites, maintenances ou interventions prévues par le contrat, en fonction de la périodicité choisie.
Cela garantit que les équipes soient informées à temps et qu’aucune action contractuelle ne soit oubliée.

Le logiciel peut-il gérer la facturation des contrats ?

Oui. Sphinx Manager permet de gérer la facturation des contrats selon une fréquence définie (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle) et d’automatiser l’émission des factures à partir des données contractuelles.

Le logiciel de gestion de contrat fonctionne-t-il avec d’autres modules SI de Sphinx Manager (SAV, planning, stock) ?

Oui. Ce module s’intègre avec :

• le planning des interventions pour synchroniser les actions prévues dans les contrats
• le SAV / maintenance pour l’historique des interventions
• la gestion des stocks pour anticiper les pièces nécessaires

Cela assure une vue globale des données contractuelles et opérationnelles.

Le logiciel de gestion de contrat est-il compatible avec la facturation électronique obligatoire en 2026 ?

Oui. il prend en charge la facturation électronique conforme à la réforme obligatoire de 2026.
Lors de la création ou du renouvellement d’un contrat, toutes les factures associées (récurrentes ou ponctuelles) sont générées dans le format légal requis, avec traçabilité et conformité réglementaire.
Ce mécanisme garantit une gestion des contrats qui s’intègre naturellement aux nouvelles obligations de facturation sans intervention manuelle.

Le logiciel de gestion de contrat est-il compatible avec la plateforme agréée Pennylane ?

Oui, Sphinx Manager est partenaire officiel de Pennylane. Grâce à cette intégration :

• Les factures liées aux contrats sont transmises automatiquement et de manière totalement transparente vers Pennylane, sans aucune manipulation de votre part.
• La transmission respecte toutes les obligations de la facturation électronique 2026, avec un flux sécurisé, structuré et conforme.
• Cette interopérabilité facilite le suivi administratif et comptable de vos contrats, des échéances jusqu’à la comptabilité.

Avec Sphinx Manager et Pennylane, vos contrats générent des factures électroniques conformes et envoyées sans effort, simplifiant ainsi la gestion contractuelle et financière.

Quels avantages pour les entreprises utilisatrices ?

Ce logiciel permet :

• de réduire les erreurs de planification
• d’automatiser la facturation des prestations contractuelles
• de centraliser les obligations et les périodicités
• de gagner du temps administratif tout en assurant la conformité des données.