Logiciel location matériel

 

Location des matériels et véhicules

Ce logiciel location matériels, permet la gestion et la facturation de la location des matériels et véhicules.
Il permet aussi la facturation des contrats de maintenance / full service.
Il été créé pour les loueurs qui veulent localiser les matériels loués : Chaque mouvement de matériel est enregistré où qu’il se trouve.
Mais c’est aussi un logiciel location matériel qui assure la gestion des matériels agricoles, matériels BTP, matériel de manutention, chariots élévateurs, outillage, matériel de mesure, …

Les matériels de restauration, matériels de home staging, et tout autre type de matériels peuvent être également gérés grâce à ce logiciel de gestion des locations en ligne.

Ce logiciel de gestion du parc locatif permet aussi l’Identification des matériels par QR code

Le principe utilisé par ce logiciel pour les loueurs est simple : On utilisera le bon de sortie et du bon de retour.
Le bon de sortie est émis dans le logiciel location matériel lorsque le matériel sort (est loué), le bon de retour est émis lorsque le matériel rentre.
Le contrat de location est émis en automatiquement en PDF. Il contient toutes les modalités de la location.

L’utilisateur dispose également de tarifs multiples : journée, demi-journée, week-end, semaine, mois, trimestre, semestre, année.
Il est également possible de gérer des tarifs dégressifs à la journée en fonction de la durée de location.
Ce logiciel de location gère les conducteurs, les niveaux des réservoirs, les prestations liées (carburant, franchises, vol, services…)
Ce logiciel location et de prêt de matériel sait aussi calculer l’ABM ou « Assurance bris machine » ainsi que les heures supplémentaires.

Planning des locations et des réservations
Le planning des disponibilités est toujours à jour en temps réel. Il se met à jour lors de la création du BS (Bon de sortie) et du BR (Bon de retour).
Il est tout à fait possible de louer le même matériel pour des clients différents et à des dates différentes.
La réservation en ligne est également prévue dans le logiciel location matériel. Un matériel peut être réservé pour des clients différents et à des dates différentes.
Enfin ce logiciel pour les loueurs et prêteurs gère des durées multiples : Les locations courtes durées et locations longues durées sont incluses et pour des durées allant de l’heure à l’année. 

Location avec chauffeur Les matériels loués peuvent être fournis avec un conducteur. Quelques exemples : conducteurs d’engins, pelles mécaniques, grues, chariots élévateurs, etc.

• La facturation du matériel conducteur fourni par le loueur, sur le contrat de location.
• L’affectation d’un conducteur à un matériel pour une période de travail.
• Le conducteur du matériel peut aussi être affecté à un chantier, un client, un lieu…
• Sphinx Manager étant une application en ligne de gestion des locations, il est aussi possible de gérer les réservations des matériels en ligne.

 

Contrat de location

Le contrat de location est un document essentiel dans la gestion du métier du loueur.

Le logiciel gestion de contrat de location permet d’effectuer toutes ces opérations :

• L’édition du contrat : Le contrat de location sera édité avec toutes les informations utiles.
• La facturation du contrat : Le contrat de location pourra être facturé mensuellement, trimestriellement, quadrimestriellement, semestriellement, annuellement.
• La planification du contrat : Dans le cas du contrat de location en maintenance préventive ou du contrat de service, les visites préventives des techniciens seront aussi planifiée hebdomadairement, mensuellement, trimestriellement, quadrimestriellement, semestriellement, annuellement.

 

Facturation des locations

Ce logiciel de gestion des location des matériels et véhicules permet d’effectuer des facturations manuelles (Bon par bon) ou mensuelles des locations.
Dans cas de la facturation mensuelle, il est possible de sortir des factures par client, par site, par bon,
De manière entièrement automatique, Sphinx Manager permet de gérer la facturation des contrats de location, de maintenance et full service.
Les fréquences possibles pour la facturation des contrats sont mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle.

Les bons de sortie et les bons de retour sont bien entendu aussi facturés dans le logiciel de facturation des locations.

 

Maintenance des matériels

Les loueurs de matériels assurent dans bien des cas la réparation et la maintenance des matériels.
La gestion des réparations et de la maintenance des matériels loués est intégrée dans ce logiciel pour les loueurs.

Carnet de maintenance obligatoire
Le carnet de maintenance (ou carnet d’entretien) se met à jour automatiquement après chaque intervention. Il est est disponible et visualisable en un seul clic.

Commande automatique des pièces de rechange
Lors de la préparation ou de la maintenance d’un matériel, il est parfois nécessaire de commander des pièces de rechange que l’on n’a pas en stock.
Il faudra parfois aussi commander de la prestation de service comme un contrôle du matériel à un organisme certifié, ou du transport.
Le module Achats va créer automatiquement les commandes nécessaires chez les fournisseurs concernés.

 

Arrêts de location

Les causes d’arrêts de location des matériels loués peuvent être multiples :

• Arrêts de location pour cause d’intempérie
• Arrêts de location pour cause d’absence de conducteur ou panne matériel
• Arrêts de location pour geste commercial

Tous ces cas sont traités dans le gestion des arrêts de location et pour tous les types de matériels.
L’historique des arrêts de location se retrouvent clairement affiché dans les bons et dans les factures pour une visibilité totale par le client.
Et les arrêts de locations sont affichés et décomptés dans les factures de location.

 

FAQ Logiciel location matériels

Qu’est-ce qu’un logiciel de location de matériel ?

Un logiciel de location de matériel permet de gérer l’activité de location de matériels et véhicules de l’ouverture du contrat jusqu’à la facturation et au suivi post-location, avec des bons de sortie et de retour automatisés.

Quels types de matériels peut-on louer avec ce logiciel ?

Ce logiciel gère la location de nombreux matériels : engins BTP, chariots élévateurs, matériel de manutention, agricole, outillage, matériels événementiels, restauration, mobilier, matériels de mesure, etc., avec suivi des sorties et retours en temps réel.

Comment fonctionne la gestion des contrats de location ?

Les contrats de location sont créés automatiquement en PDF avec toutes les informations essentielles (durée, tarifs, modalités), et peuvent être planifiés pour des périodes variables (journée, semaine, mois, trimestre, etc.).

Le logiciel permet-il de gérer les tarifs de location ?

Oui. Il offre des tarifs multiples (journée, demi-journée, week-end, semaine, mois, année) ainsi que des tarifs dégressifs selon la durée de location, pour s’adapter aux besoins des clients.

Le logiciel de location de matériel est-il compatible avec la plateforme agréée Pennylane ?

Oui, Sphinx Manager est partenaire de Pennylane.
Grâce à cette intégration, Sphinx Manager est un logiciel est compatible, agréé et certifié Pennylane

• Les factures générées dans le cadre de la location de matériel sont transmises automatiquement et de manière totalement transparente vers Pennylane, sans aucune manipulation de votre part.
• La transmission respecte toutes les obligations de la facturation électronique 2026, avec un flux sécurisé, structuré et conforme.
• Cette interopérabilité facilite le suivi administratif et comptable de vos locations ainsi que l’intégration avec votre processus financier.

En associant Sphinx Manager à Pennylane, vos factures issues de la location de matériel sont générées et envoyées automatiquement sans aucune action manuelle.

Le logiciel de location de matériel est-il compatible avec la facturation électronique 2026 ?

Oui. ce logiciel est compatible et conforme avec la facturation électronique prévue pour 2026.
Lorsque vous créez des contrats de location ou générez des factures liées à des périodes de location de matériel, celles-ci sont produites dans le format légal requis, avec traçabilité et conformité réglementaire.
Cela garantit que votre activité de location s’articule naturellement avec les nouvelles obligations de facturation électronique sans intervention manuelle.

Le logiciel inclut-il un planning des disponibilités et réservations ?

Oui. Le planning des locations est mis à jour en temps réel lors des sorties et retours, avec la possibilité de réserver le même matériel pour des clients différents à différentes dates.

Peut-on gérer la location avec chauffeur ou conducteur ?

Oui. Le logiciel prend en charge les locations avec conducteur (par exemple engins ou véhicules avec chauffeur), avec facturation incluse des prestations et gestion de l’affectation du matériel à une période donnée.

Est-ce que le logiciel gère également les arrêts ou interruptions de location ?

Oui. Les interruptions de location (intempéries, indisponibilité du conducteur, panne, geste commercial, etc.) sont intégrées avec un historique clair des arrêts visible sur les bons et les factures, offrant une traçabilité complète.

Quels bénéfices pour une entreprise de location ?

Ce logiciel permet :

• une centralisation des contrats et des bons de location,
• un suivi automatisé des sorties/retours,
• une planification de réservation en temps réel,
• des statistiques and historiques clients/matériels,
• et une intégration fluide avec la facturation et autres modules métiers (contrats, stocks).

Peut-on exporter les données de location vers la comptabilité ?

Oui. La solution permet d’exporter les données de facturation et de location vers des logiciels comptables classiques pour faciliter la tenue des comptes et l’analyse financière.