Logiciel événementiel

 

Location de matériels, facturation, gestion de la casse

Les loueurs de matériels de ont besoin d’un logiciel événementiel pratique et fiable pour gérer les locations de matériels événementiel.
Les besoin en location des particuliers, des associations, des entreprises sont :

• La location de matériels pour les réceptions : Remise de prix, Fêtes, Jubilé
• La location de matériels pour les cérémonies : Mariages, Baptêmes, anniversaires
• La location de mobilier et accessoires pour les salons professionnels et expositions

Pour les réceptions ou pour les cérémonies les loueurs proposent une gamme importante de matériels et d’articles :
assiettes, vaisselle, mobilier, cuisine, tentes, barnums, chauffages, éclairages, sonorisation, scènes etc …
Le logiciel événementiel permet de gérer la location des objets et des lots d’objets, comme par exemple les assiettes, la vaisselle, les couverts…
Il permet aussi la gestion de la location du mobilier : chaises, tables, dessertes…
Et enfin, ce logiciel événementiel assure aussi la gestion des matériels plus complexes : Chapiteaux, tentes, barnum, sonorisation, éclairages…

Enfin, ce logiciel de locations permet aussi de facturer les prestations de service : Livraison, installation, sonorisation, animation, DJ, etc, …

Bon de sortie et bon de retour

• Le BS (Bon de sortie) permet d’établir la liste des objets et des matériels loués
• Le BR (Bon de Retour) permet de contrôler la liste des objets et des matériels rendus

Catalogue des objets en location

Le logiciel événementiel de Sphinx Manager permet de créer aisément un catalogue des objets à louer. La réalisation de ce catalogue se fait automatiquement au moment de l’enregistrement des matériels dans le parc et des articles dans le stock.
Chaque page du catalogue contient le nom et le descriptif de l’article, son code-barre, et sa photographie.
Le client peut donc faire un choix, qui permettra de de réserver tout suite les objets et les matériels.
Ce catalogue est à la fois la vitrine des objets disponibles pour les clients, mais aussi l’outil de gestion des locations.

Gestion de la casse et de la perte

Il est indispensable de pouvoir inventorier la casse, ou la perte d’objets à partir de la différence entre les rentrées sur le BR et les sorties sur le BS
Logiciel événementiel permet de générer automatiquement un BL (Bon de Livraison) en fonction des articles notés comme ‘cassés’ ou ‘perdus’
Ce BL sera ensuite automatiquement Facturé. La facture contiendra donc l’ensemble des articles perdus ou cassés.
Une fois que ce BL sera clôturé, la mise à jour du stock d’articles ou du parc de matériels sera automatique en fonction de la casse et/ou de la perte.

Planning des locations et des réservations

Ce logiciel de gestion du stock des articles en location ou en vente a été conçu pour l’événementiel.
Le planning très détaillé des articles en location est mis à jour en temps réel en fonction des locations et des ventes
Le Book (Livret des articles avec photo, code-barres, descriptif) est généré automatiquement et peut être imprimé en un seul clic

Location de petits matériels composés de sous-ensembles

Il est possible de créer des lots, des packs, des kits de matériels, par exemple :

• Des matériels composés en petits matériels (Exemple : Pack mariage)
• Des composants de petits matériels (Exemple : assiettes, verres, couverts)
• Des packs : pour 25, 50 convives, etc, …
• Les composants (assiettes, verres, couverts) seront automatiquement sortis du parc en location

Vente de consommables

Les loueurs de matériels événementiel doivent aussi pouvoir vendre des consommables, par exemple du charbon de bois pour le barbecue loué, des articles (assiettes, vases), du café, du sucre, etc …
Dans tous les cas les articles et consommables vendus apparaîtrons sur les BS.
Le stock sera automatiquement décrémenté à la clôture du BS et l’historique du stock sera mouvementé.

 

Facturation des locations

Ce logiciel de facturation des locations permet d’effectuer des facturations manuelles (Bon par bon) ou mensuelles des locations.
Avec gestion de la caution à la sortie et restitution de la caution au retour.
Et génération de la facture d’acompte qui sera payée à la commande et qui sera décomptée à la fin
Le principe est simple :

• Le BS est émis à la livraison du matériel événementiel
• La caution est demandée à cet instant
• La facture d’acompte est émise à la commande
• Le BR est émis au retour du matériel événementiel
• La casse est comptabilisée à cet instant et un BL automatique de casse est généré
• La facture finale contiendra le BR (Le retour), Le BL (La casse) et la facture d’acompte en qui a été déduite.

Dans cas de la facturation mensuelle, il est possible de sortir des factures par client, par site, par bon,

 

FAQ Logiciel événementiel

Qu’est-ce qu’un logiciel événementiel ?

Un logiciel événementiel permet de gérer l’ensemble des matériels, prestations et opérations liés à l’organisation d’événements : préparation, réservation, sorties et retours de matériel, interventions techniques et facturation associée.

À quels types d’événements s’adresse le logiciel événementiel Sphinx Manager ?

Le logiciel est adapté à de nombreux contextes :

• événements professionnels (salons, séminaires, congrès)
• événements culturels ou associatifs
• manifestations sportives
• événements privés (mariages, réceptions)
• Il convient aussi bien aux prestataires événementiels qu’aux structures disposant de leur propre matériel.

Quels types de matériels peuvent être gérés pour l’événementiel ?

Sphinx Manager permet de gérer :

• matériel audiovisuel (son, lumière, vidéo)
• structures et mobiliers (stands, scènes, tentes, tables, chaises)
• équipements techniques et électriques
• véhicules et moyens logistiques

Chaque matériel est suivi avec un historique complet des utilisations.

Le logiciel permet-il de gérer les réservations et disponibilités du matériel ?

Oui. Le logiciel intègre un planning de réservation en temps réel, permettant de vérifier immédiatement la disponibilité des matériels sur une période donnée et d’éviter les conflits entre événements.

Peut-on gérer les sorties et retours de matériel pour un événement ?

Oui. Sphinx Manager permet de générer des bons de sortie et de retour, avec contrôle des quantités, état du matériel et traçabilité complète avant et après l’événement.

Le logiciel événementiel gère-t-il les interventions techniques sur site ?

Oui. Les interventions techniques (montage, démontage, maintenance, assistance) peuvent être planifiées et suivies, avec affectation des techniciens et intégration dans le planning global.

Peut-on facturer un événement directement depuis le logiciel ?

Oui. Le logiciel est connecté au module devis et facturation, permettant de facturer les locations de matériel, prestations techniques et services associés, avec transformation des devis en factures sans ressaisie.

Le logiciel événementiel est-il compatible avec Pennylane ?

Oui, Sphinx Manager est partenaire de Pennylane. Grâce à cette liaison :

• Sphinx Manager, le logiciel événementiel est compatible, agréé et certifié avec la plateforme Pennylane
• Les factures générées pour les locations et prestations événementielles sont transmises automatiquement et de manière totalement transparente vers Pennylane, sans aucune intervention manuelle.
• La transmission répond aux obligations de la facturation électronique 2026, avec un flux sécurisé, structuré et conforme.
• Cette interopérabilité facilite le suivi administratif et comptable des facturations liées à vos événements, depuis la réservation jusqu’à la comptabilité.

Avec Sphinx Manager et Pennylane, vos factures liées à l’activité événementielle sont créées et envoyées automatiquement, pour une gestion fluide, conforme et sans charge administrative.

Le logiciel événementiel est-il compatible et conforme avec la facturation électronique obligatoire en 2026 ?

Oui. Sphinx Manager prend en charge la facturation électronique conforme à la réforme obligatoire en 2026. Lors de la gestion de locations d’articles ou de prestation pour des événements (mobilier, sonorisation, scènes, services, etc.), les factures générées sont produites au format légal requis, avec traçabilité et conformité réglementaire intégrées au processus métier événementiel. Cette compatibilité assure une facturation conforme à la réglementation sans manipulation manuelle supplémentaire.

Le logiciel est-il utilisable sur le terrain pendant les événements ?

Oui. Grâce à l’application mobile Sphinx Manager, les équipes peuvent consulter les plannings, scanner les matériels, suivre les interventions et mettre à jour les informations directement sur site.

Quels sont les bénéfices d’un logiciel événementiel intégré ?

Utiliser Sphinx Manager permet :

• une meilleure organisation des événements
• une traçabilité complète du matériel
• une réduction des oublis et pertes
• un gain de temps administratif
• une vision globale des coûts et prestations liées à chaque événement