Fonctionnalités

LOCA-MAT

Gestion des locations des matériels et véhicules

Gestion des locations des matériels et véhicules

Gestion du Parc
– Assure la gestion du parc des matériels et véhicules des clients en maintenance ou en full service
– Les matériels sans/avec conducteurs et des véhicules sans/avec chauffeurs sont gérés
– Selon le matériel, un compteur kilométrique (Kilomètres) ou un horamètre (Heures) est disponible
– Le carnet de maintenance est disponible pour chaque matériel. Il se met à jour automatiquement
– Le planning des maintenances préventives des matériels permet de suivre les maintenances fréquentes (VGP par exemple)
– Le planning locatif des matériels est interactif. Il est calculé est affiché en temps réel
– Chaque matériel en le parc est identifiable par N° de parc, N° de série, code barre ou par QR Code
– Mise à jour en temps réel du parc en fonction des achats, des ventes et des locations
– La fonction de géolocalisation permet de visualiser l'emplacement de chaque matériel sur une carte

Gestion des Locations
– Le logiciel de location des matériels assure la gestion des locations longues durées et des courtes durées
– Tous les tarifs sont possibles : A l'heure, à la demi-journée, à la journée, à la semaine, au mois, au trimestre, au semestre, à l'année
– Gestion également possible des tarifs dégressifs à la journée en fonction de la durée de location
– Les heures supplémentaires peuvent être paramétrés et facturées
– La facturation de l'ABM (Assurance bris machine) peut s'effectuer en calendaire ou en jours ouvrés / ouvrables
– La location se gère simplement à l'aide de ces bons : devis, bons de sortie, bons de retour
– Le contrat de location est généré automatiquement depuis le BS (Voir le logiciel de gestion des contrats)
– Les bons et contrats sont envoyés en PDF aux clients, de manière automatique
– Il est possible de gérer des arrêts de location des matériels pour intempérie, casse, absence, geste commercial, …
– Le passage du devis au bon de sortie s'effectue en en 2 clics
– La facture des locations courte durée est aussi générée en 2 clics
– L'outil historique de location d'un matériel permet de connaitre la vie d'un matériel, sa position, …
– La gestion des réservations permet de réserver un ou plusieurs matériel pour plusieurs dates
– La gestion des réservations des matériels permet aussi la réservation en interne (Pour ses employés) ou en externe (Pour ses clients)
– Le magasinier peut transformer la réservation en location / prêt en un seul clic
– L'outil rentabilité des locations permet de connaitre en temps réel la rentabilité locative de ses matériels
– La période de facturation des locations peut être quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle
– Il en va de même pour les contrats de maintenance et les contrats full service
– Les clients peuvent réserver du matériel par leur portail clients
 

Gestion des réservations
– Le logiciel de réservation permet de réserver les matériels à la location ou à la vente ou au prêt
– Il est également possible de Réserver de salles
– La disponibilité des matériels avec prise en compte avec leurs accessoires
– Tous les types de matériels sont possibles : objets, meubles, véhicules, engins de chantier, accessoires, etc.
– Les modes de réservation peuvent êtres multiples : par le Portail Client, par mail, par téléphone

Ventes
– La vente de matériel s'effectue grâce aux devis, bons de commandes, bons de livraison
– Le client peut recevoir son bon instantanément par émail et en PDF
– En 2 clics, le devis sera transformé en bon de commande ou en bon de livraison
– Et le bon de commande sera transformé en bon de Livraison en 2 clics
– La facture sera générée automatiquement en 2 clics

Factures
– Le logiciel de facturation permet la facturation automatique en temps réel ou à la volée
– Il assure la facturation mensuelle ou la facturation au fil de l'eau (Bon par bon)
– Il permet de créer les avoirs (Un avoir sur une facture ou un avoir partiel)
– Il imprime les relevés des factures et imprime aussi les traites à la fin des factures
– Les factures d'acomptes peuvent être activées si nécessaire. Elles seront créées à partir des bons de commande
– De même que les factures de situation des travaux / d'avancement des travaux, si l'on est dans le domaine du bâtiment
– Les paiements unitaires (Un paiement par facture) et les paiements en lots (Un paiement pour plusieurs factures) sont inclus dans ce module de facturation
– Les encours et escomptes clients sont nativement inclus.
– Si vos clients sont en prélèvement SEPA, affichage des mentions obligatoires : N° ICS et RUM
– La gestion des multi-devises (Euro, Dollar, Yen, …) est automatiquement mise à jour avec les taux de la BCE
– Génération automatique de l'échéancier sur période glissante, client par client
– La génération et l'impression des relances clients est assurée sur 3 niveaux + mise en demeure
– Le logiciel-edi  assurera l'export automatique vers votre logiciel de comptabilité (Sage, Quadra, Ciel, EBP, …)

Achats
– Le logiciel de gestion des achats génère automatiquement les bons de commandes fournisseurs (Fonction EasyOrder)
– Ces bons de commandes fournisseurs peuvent aussi être générés manuellement
– Envoi automatique et instantané des bons de commande par émail en PDF aux fournisseurs
– Envoi automatique et instantané des bons de commande par émail aux fournisseurs grâce au Logiciel EDI
– La fonction EasyRecept permet de réceptionner une commande fournisseur en 3 clics
– Lors de la réception, la liste des commandes clients sera affichée. On connaitra donc à qui (à quels clients) sont destinés ces articles
– Les réceptions des commandes peuvent être complètes ou partielles
– Le bon de retour peut être généré automatiquement à partir de la commande fournisseur
– Achat automatisé des composants pour les sous-ensembles
– Affichage en temps réel de l'avancement des réceptions des commandes
– Montants des commandes en HT ou en TTC
– Le calcul des frais de port est automatique en fonction des informations de la fiche fournisseur
– Mentions "Impératifs de livraison" et "Impératifs de retours"
– Génération des demandes de prix envoyées automatiquement et instantanément par email en PDF
– Génération des appels d'offres envoyés automatiquement et instantanément par email en PDF
– Possibilité de rajouter la Gestion des budgets
– Gestion des escomptes à l'achat
– Possibilité gérer les factures fournisseurs
– Possibilité gérer le paiement des factures fournisseurs en lot
– Possibilité de rajouter les Virements SEPA
– Pour la gestion des du SAV et de la maintenance, la génération des commandes aux sous-traitants est automatique.

Gestion des documents
Les documents sont tous archivés et classés automatiquement et retrouvés très facilement par moteur de recherche du logiciel de gestion documentaire
Ils peuvent être directement et automatiquement expédiés par émail. Ils sont aussi accessibles sur le Portail Clients
  • Documents administratifs courants
    – Devis, bons de commande, bons de livraison, factures, …
    – Attestations et certificats de conformité
    – Possibilité de cacher les références à l'impression des bons pour éviter la concurrence déloyale
  • Documents liés à une affaire
    – En amont : Plans, photos
    – En aval de l'affaire : Compte-rendu, photos, documents signés, procès-verbaux signés, …
  • Documents liés à de la maintenance
    – Bon de prise en charge du matériel émis à partir de la demande d'intervention ou de réparation
    – Ordre d'intervention à donner au technicien ou au sous-traitant qui effectuera l'intervention
    – Bon d'intervention qui sera envoyé au client
    – Carnets de maintenance des matériels, accessible par l'utilisateur ou le client
  • Documents de la base de connaissance
    – Notes internes
    – Documentations techniques
    – Data sheets
    – Photos

Statistiques
– Statistiques détaillées et paramétrables sur le chiffre d'affaire
– Statistiques détaillées et paramétrables sur les prêts
– Statistiques détaillées et paramétrables sur les achats
– Statistiques détaillées et paramétrables sur les clients
– Statistiques détaillées et paramétrables sur les fournisseurs
Voir aussi la page logiciel statistiques

Généralités
– Application en ligne aux normes HTML5 compatible tous ordinateurs / tous smartphones, toutes tablettes
– Le thème professionnel assure application agréable à utiliser. Voir les vidéos de démonstration
– Cette application est multi-sociétés, multi-agences, multi-départements, multi-utilisateurs, multi-magasins,
– Ce logiciel est également multi-langues (Documents en Français et en Anglais) multi-devises (Euro, Dollar, Yen, …)
– Il fonctionne sur importe quel ordinateur PC, Mac, ou Linux, tablette et smartphone
– Le moteur de recherche intelligent et intuitif avec sa saisie prédictive (Comme Google)
– La gestion des clients et de ses contacts permet leur recherche par le nom du client ou le nom du contact
– Idem dans la gestion des fournisseurs et de ses contacts que l'on peut retrouver par nom du client ou nom du contact
– L'image de marque est renforcée auprès des clients grâce au Portail clients. Le client a accès à ses données en ligne.
– Une gestion documentaire est intégrée à tout le logiciel : Il est possible de joindre des fichiers à des clients, des bons, des commandes, …
– Le logiciel gestion documentaire permettra de conserver les documents liés à une affaire.
– La fonction Logiciel EDI  permet l'import et l'export des données aux formats Open Office, Microsoft Excel et CSV
– L'Envoi de SMS est possible aux utilisateurs, clients, sous-traitants et fournisseurs pour information ou alarme
– Plusieurs outils intégrés d'administration sont intégrés (Sauvegardes, Importations, Paramétrages, …)
– L'aide et le mode d'emploi sont disponibles en ligne

Sécurités
– Logiciel sécurisé en HTTPS. La connexion est chiffrée entre votre navigateur et le logiciel. Cela permet de l'utiliser avec un réseau ouvert (Gares, restaurants, parcs, …)
– Le logiciel est sécurisé et inaltérable pour être conforme à la loi anti-fraude TVA du 01/01/2018
– Une gestion étendue des utilisateurs est disponible aux administrateurs
– Les accès peuvent être réglés utilisateur par utilisateur en fonction de leurs droits (Manager, administrateur, technicien, secrétaire, …)
– Il est également possible de restreindre les accès des utilisateurs en fonction des jours et des heures (Ex : Du Lundi au Vendredi de 8h à 18h)
– Le mot de passe peut être simple ou sécurisé (8 caractères avec majuscule, minuscule, chiffre, et caractère spécial)
– Les communications avec les autres logiciels se font de manière fiable et sécurisés grâce au protocole XML