Logiciel devis facture

 

Du devis client à la facture client

Ce logiciel devis facture assure la gestion complète de toutes les actions à mener par les commerciaux et vendeurs depuis le devis du client jusqu’à la facture du client.

Le but final sera de mener à bien une vente d’article ou de matériels.

Coté client, il gère les devis, factures proforma, bons de commandes clients, bons de livraison clients, factures clients, relances clients.
Coté fournisseur, il gère les demandes de devis, commandes, réceptions, retours, factures fournisseurs.

Le logiciel devis clients gère aussi bien les clients français qu’étrangers. Il est capable d’imprimer et envoyer des documents en français et anglais et gère les devises (Euro, Dollar, Livre, Yen, …)
Il affichera bien sûr la contrepartie des montants dans sa propre devise.

Étant accessible en ligne, le logiciel facture client sera bien sûr utilisable sur n’importe quel ordinateur PC ou Mac, Windows ou Linux ainsi que sur n’importe quelle tablette iPad, Android, Microsoft et n’importe quel smartphone : iPhone, Android, Microsoft. 

Logiciel devis

Créer un devis en 2 minutes qui sera envoyé automatiquement à son client, voilà ce que permet ce logiciel devis de Sphinx Manager. Il permettra d’être plus efficace que ses concurrents.

Il permettra de créer et d’envoyer automatiquement des devis d’articles, des devis de pièces détachées, des devis matériels BTP manutention et des devis de prestation de service, sans avoir à les imprimer.

Le Logiciel devis étant accessible sur ordinateur, tablette et smartphone, il permet de créer devis au bureau, des devis dans son véhicule et même de créer un devis chez le client.
Le devis est stocké et envoyé instantanément par émail dans la boite aux lettres du client, par le logiciel devis.
Le client validera alors son devis dans accès client via le Portail Clients ou par émail ou par fax.
Le devis sera ensuite transformé en BC si des réappros sont nécessaires (Pas assez de stock pour livrer) ou directement en BL si il peut être livré immédiatement (Stock suffisant pour livrer)

Les relances des devis par émail ou par courrier sont également prévues dans ce logiciel devis.  

Logiciel de vente

Voici toutes les étapes gérées par le logiciel de vente :

• Le devis est créé et envoyé automatiquement au client par émail.
• Ce même devis est ensuite accepté ou refusé par le client via Internet, téléphone ou émail.
• Le devis est transformé en BC : Bon de commande client.
• Éventuellement, le logiciel de vente permet de gérer les achats liés aux commandes clients en transformant les commandes clients en commandes fournisseurs.
• Il est également possible d’imprimer l’accusé de réception de commande à partir du bon de commande client
• Les BC sont transformés en BL : Bons de livraison client.
• Le stock d’articles ou matériels est mis à jour automatiquement par le logiciel devis facture.
• Les BL sont facturés et les factures envoyées automatiquement par émail aux clients.
• L’après facturation est aussi gérée dans ce logiciel de vente : relance des clients, encaissements, export en compta, …

Les + de Sphinx Manager

• Il permet de visualiser le stock réel dans les bons (Devis, bon de commande, bon de de livraison, …)
• Ce logiciel pour de vente décrémente automatiquement les stocks en saisie de BL.
• Cette application de gestion des bons de livraison génère automatique les bons de préparation avec position des articles dans le stock et poids total de la livraison.
• Il gère les prix catalogues, les remises accordées aux clients et des prix spéciaux clients.
• Diverses unités sont intégrées dans le logiciel vente (Par exemple : Unité, Centaine, Kilo, gramme, Litre, …)
• Il permet la saisie des bons (Gestion des devis, des bons de commande, des bons de livraison) avec des références spécifiques aux clients.
• Lors de la saisie de bons, l’utilisateur visualisera en permanence le prix d’achat de l’article et donc la marge sur la ligne dans son logiciel de vente.
• En permanente l’utilisateur visualise la marge instantanée sur chaque affaire et sur chaque bon.

 

Logiciel facturation

Sphinx Manager est aussi un logiciel facturation qui assurera la facturation « au fil de l’eau » (Un bon > Une facture bon) ou la facturation mensuelle : Calcul et création de toutes les factures mensuelles d’un coup.

Dans cas de la facturation mensuelle, le logiciel facturation générera autant de factures que nécessaire et en fonction des informations de la fiche client : Une facture globale par client, une facture par site ou une facture par bon, …

 

Les + de Sphinx Manager

• Il permet aussi de créer les factures d’acompte à partir du bon de commande client
• Dans le domaine du bâtiment, il créera aussi les factures d’avancement des travaux ainsi que la facture finale
• Ce logiciel facturation gère l’après facturation. In intègre les relevés de factures, les paiements, les encours, la gestion des relances, le transfert en comptabilité.
• La gestion des paiements est également présente dans ce logiciel en ligne. Inutile désormais d’aller consulter le logiciel de comptabilité.
• Ce module logiciel facturation est capable d’exporter les données de vente vers la plupart des logiciels de comptabilité connus : Sage, Quadratus, EBP, Ciel, … Et même vers les logiciels de comptabilité moins connus.

Relance client

Sphinx Manager propose deux types de relance client :

1) La relance client « Devis »
Plusieurs devis ont été créés dans le logiciel et certains sont en état d’attente. C’est à dire qu’ils ne sont ni acceptés ni refusés car le client n’a pas donné de réponse.
Il est dans ce cas possible de relancer ces clients par émail ou par courrier.
Dans les deux cas, le système de relance client créera un document personnalisé pour le client avec votre en-tête et la liste détaillée des devis toujours dans cet état d’attente.
Le client pourra donc les accepter ou les refuser soit dans son accès client Internet via son Portail Client, soit par émail, soit par téléphone, soit par fax.

2) La relance client « Facture »
Plusieurs factures sont impayées dans le logiciel.
Il est également possible de relancer ces clients par émail ou par courrier.
Dans les deux cas, le système de relance client créera un document personnalisé pour le client avec votre en-tête et la liste détaillée des factures impayées. 

Passerelle site e-commerce

Vous possédez déjà un site e-commerce et vous désirez gérer le back-office (Les commandes, livraisons, facturation, stock, …)

Sphinx Manager a créé le Logiciel e-commerce
Il s’agit d’une passerelle entre Sphinx Manager et le site e-commerce.

La passerelle e-commerce de Sphinx Manager va récupérer à fréquence fixe les clients qui se seront inscrits dans la boutique e-commerce et les commandes passées.
Vous retrouverez instantanément les commandes de la boutique dans Sphinx Manager.
Vous n’aurez jamais de ressaisie à effectuer.

Ce logiciel e-commerce sera donc l’outil ultime de gestion d’une boutique en ligne e-commerce. Car vous pourrez en un seul outil gérer l’ensemble de votre métier.

La passerelle peut s’interfacer avec n’importe quel CMS de site e-commerce : WooCommerce, Shopify, PrestaShop, Magento, Adobe Commerce, …

 

Accès clients

Le portail clients (aussi appelé accès client) est un outil indispensable dans la relation client fournisseur.

Suivant le paramétrage choisi par l’entreprise, ses clients pourront :

• Voir toutes les informations qui les concernent : Gestion des devis, gestion des bons de commande, des bons de livraisons, gestion des factures, …
• Passer directement leurs commandes à partir du Portail client
• Faire eux-mêmes leur devis à partir du portail client
• Examiner les caractéristiques techniques de certains matériels
• Consulter les carnets de maintenance de leurs matériels

L’utilisation du portail clients va engendrer plusieurs effets bénéfiques :

1) Diminution des appels téléphoniques
Comme les clients verront leurs données sur leur portail clients personnalisé (leurs devis, leurs factures, …) ils n’appelleront plus pour les obtenir.

2) Augmentation de la relation client fournisseur
Les liens entre client et fournisseur se resserreront car le client sera assuré de disposer de ses données en temps réel et 24h/24 et 365 jours par an

3) Passage de contrats avec les grands donneurs d’ordre
Les grands donneurs d’ordre vont obligatoirement demander à disposer d’un portail clients dans lequel ils verront leurs données. Les entreprises qui pourront donc proposer un tel outil se verront donc attribuer les marchés.

Voir aussi

 

FAQ Logiciel devis facture

Qu’est-ce qu’un logiciel de devis et facturation ?

Un logiciel de devis et facturation permet de créer, envoyer et suivre des devis et des factures de manière centralisée.
Il automatise la transformation des devis en factures, limite les erreurs de saisie et assure un suivi clair des documents commerciaux et financiers.

À qui s’adresse le logiciel devis facture Sphinx Manager ?

Le logiciel s’adresse aux PME, sociétés de services, entreprises de maintenance, SAV, location de matériel, BTP et industrie, qui ont besoin d’un outil simple pour gérer leurs devis, factures et interventions depuis une seule plateforme.

Peut-on transformer automatiquement un devis en facture ?

Oui. Avec Sphinx Manager, un devis validé peut être transformé en facture en un clic, sans ressaisie.
Les informations (client, lignes, montants, TVA, prestations) sont automatiquement reprises.

Le logiciel permet-il de facturer des interventions, contrats ou locations ?

Oui. Le module devis et facturation est connecté aux autres modules (SAV, GMAO, contrats, location, planning).
Cela permet de facturer directement :

• des interventions techniques
• des contrats de maintenance
• des locations de matériel
• des prestations ponctuelles ou récurrentes

Peut-on gérer plusieurs taux de TVA et conditions de paiement ?

Oui. Le logiciel permet de gérer plusieurs taux de TVA, des remises, acomptes, pénalités de retard et différentes conditions de paiement (30 jours, fin de mois, comptant, etc.), selon les règles en vigueur.

Le logiciel de devis & factures est-il compatible avec la facturation électronique en 2026 ?

Oui. ce logiciel est entièrement compatible et conforme à la réforme de la facturation électronique de 2026.
Le module Devis & Factures génère des factures au format légal requis, avec traçabilité, sécurité et archivage conforme.
Que vous transformiez un devis en facture ou que vous facturiez des prestations récurrentes, tout est géré dans le respect des obligations réglementaires, sans traitement manuel supplémentaire.

Le logiciel de devis & factures est-il compatible avec la plateforme agréée Pennylane ?

Oui, Sphinx Manager est partenaire officiel de Pennylane. Grâce à cette intégration :

• Le logiciel et compatible, agréé et certifié Pannylane
• Toutes vos factures sont transmises automatiquement et de manière totalement transparente vers Pennylane, sans aucune intervention manuelle.
• La transmission respecte la réglementation facturation électronique 2026, avec un flux sécurisé, structuré et conforme.
• L’interopérabilité avec Pennylane simplifie la gestion comptable et administrative pour votre entreprise.

En résumé : avec Sphinx Manager + Pennylane, vous bénéficiez d’une facturation électronique automatisée, conforme et fluide, directement depuis votre module Devis & Factures.

Peut-on suivre l’état des devis et factures ?

Oui. Chaque document dispose d’un statut clair : devis en attente, accepté, refusé, facture émise, payée, en retard.
Cela permet un suivi précis de l’activité commerciale et de la trésorerie.

Les devis et factures sont-ils personnalisables ?

Oui. Les modèles de devis et factures sont personnalisables (logo, mentions légales, conditions générales, libellés), afin de refléter l’image de l’entreprise et répondre aux obligations légales.

Quels sont les bénéfices d’un logiciel devis et facture intégré ?

Utiliser Sphinx Manager permet :

• de gagner du temps administratif
• de limiter les erreurs de facturation
• d’avoir une traçabilité complète entre devis, interventions et factures
• de centraliser gestion commerciale, technique et financière dans un seul outil