Logiciel e-procurement

 

Logiciel e-procurement

Logiciel e-procurement

Un logiciel e-procurement permet de réduire le montant de ses achats.
On l’appellera aussi logiciel centralisation des achats. L’on pourra aussi trouver les termes de logiciel e-achats ou logiciel e-sourcing qui n’ont pas les mêmes fonctionnalités.
Le logiciel e-procurement de Sphinx Manager va permettre de gérer tout le process ou workflow depuis les demandes d’achat jusqu’à la facture fournisseur en passant par la sélection des fournisseurs et des articles, la centralisation des achats, les commandes et réceptions.

1) Catalogue d’articles disponibles
Un catalogue de d’article pré-définis avec des prix fixes a été mis à la disposition des demandeurs. Les articles ont été choisis à l’avance selon les besoins des demandeurs et les contraintes des acheteurs.

2) La demande d’achat
Les demandeurs effectuent une demande d’achat d’articles ou de service.
Exemple : 10 demandeurs désirent chacun une ramette de papier blanc. Donc 10 ramettes à commander en tout. Les demandeurs n’ont accès ni au prix d’achat ni au fournisseur ni aux commandes. Ils ne peuvent choisir qu’un seul type de ramette de papier blanc.

3) La centralisation des achats
Les acheteurs voient toutes les demandes d’achat qu’ils peuvent soit annuler soit valider.
Toutes les demandes d’achat validées seront transformées en commandes. Une seule commande par fournisseur sera automatiquement créée par le logiciel e-procurement.
Les acheteurs ont accès aux prix d’achat, aux fournisseurs, et aux commandes.

4) Réception et distribution
Les commandes fournisseurs sont envoyées directement aux fournisseurs par émail ou par EDI.
Elles sont ensuite réceptionnées par les acheteurs.
Les demandeurs peuvent alors récupérer les articles demandés auprès du magasinier ou alors c’est le magasinier qui se charge de distribuer les demandes d’achats aux demandeurs.

5) Facture fournisseur
Les commandes fournisseurs sont transformées automatiquement en ‘factures fournisseurs électroniques’ , pour faciliter la comparaison avec la facture réelle, expédiée par le fournisseur.Les différences de désignation, de quantités, de prix sont ainsi aisément détectables.

Demande d’achat

Demande d'achat

Le logiciel de gestion des demandes d’achat Sphinx Manager enregistre et horodate toutes les étapes de la vie de la demande d’achat. Tous les utilisateurs, demandeurs et acheteurs peuvent savoir à tout moment l’état d’une demande d’achat (Saisie, validée, en commande, reçue, distribuée, refusée, …)
Une demande d’achat peut passer par tous ces états :
Saisie : Le demandeur vient de sélectionner un article dans le catalogue.
Validée : L’acheteur habilité vient de valider la demande d’achat
Refusée : L’acheteur habilité vient de refuser la demande d’achat. Il devra indiquer la cause (déjà demandé, inutile, quantité trop importante, …)
Commandée : L’acheteur habilité vient de commander la demande d’achat.
Reçue: Les articles ou produits commandés ont été reçus.
Distribuée : Les articles ou produits demandés ont été distribués.
Un émail peut également être envoyé automatiquement aux acheteurs à chaque fois qu’une demande d’achat a été créée. Le logiciel e-procurement peut alors alerter l’acheteur afin qu’il traite les demandes d’achat en temps réel.

 

Centralisation des achats

Centralisation des achats

La centralisation des achats permet globalement de réduire ses coûts d’achats :
– Le nombre de fournisseurs est peu élevé car ils sont choisis en fonction de leurs performances.
– Les coûts par article sont diminués en augmentant les quantités commandées.
– Les frais de port sont annulés en augmentant le total de la commande.
– Les prix d’achats sont négociés une fois par an et seront donc fixes et sans surprise.
– Le nombre de documents administratifs est donc réduit (bons de commande, factures fournisseurs, …)
– La relation commerciale entre l’acheteur et le vendeur sera fortement améliorée. Selon le degré de la relation entre client et fournisseur, les commandes seront traitées plus rapidement.
– Le fournisseur sera plus disponible pour son client car il sera assuré de commandes négociées et régulières.
– Le client sera serein car il sera assuré d’être livré en temps et en heure.

La centralisation des achats nécessite cependant des habilitations d’achats selon le montant et/ou la qualification de l’acheteur. On appellera cela le workflow d’achat ou le workflow de commande : Qui a la droit de valider une demande et/ou une commande et pour quel montant ?
On peut très bien imaginer :
– Certains acheteurs en 1ere ligne qui valident les demandes / commandes entre 0 et 1000 €
– D’autres acheteurs plus qualifiés qui valident les demandes / commandes entre 1000 € et 10 000 €
– Des responsables d’achat qui valident les demandes / commandes de plus de 10 000 €

 

e-sourcing

e-sourcing

Ne pas confondre e-sourcing et e-procurement.
Un logiciel e-sourcing n’a pas la même vocation qu’un logiciel e-procurement.
l’e-sourcing se matérialise généralement par une plateforme en ligne éditée par l’acheteur.
La plateforme e-sourcing permet la simplification des échanges entre l’acheteur et ses fournisseurs.
L’e-sourcing a pour but primaire d’optimiser l’achat en amont en gérant les fournisseurs et les appels d’offre et en proposant une procédure standard d’achat.
Coté acheteur, L’e-sourcing propose un outil de scoring qui permet de noter les fournisseurs en fonction de leurs performances de livraison, des prix, de la qualité des produits livrés ou des prestations effectuées.