Sphinx Manager : Logiciel de gestion

Vous manipulez. Nous vous assistons !

Une démonstration vaut mieux qu’un long discours…

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Vous vous connectez à Sphinx Manager, et vous manipulez l’application en suivant nos indications au téléphone, vous verrez ainsi comment sont gérées toutes les étapes de votre métier.

Sphinx Manager fournit un carnet de maintenance pour chaque chariot enregistré dans l’application.

Ce carnet est tenu à jour automatiquement à chaque nouvelle intervention, qu’elle soit corrective ou préventive, comme l’exige la réglementation.

Ce carnet de maintenance doit être tenu à jour pour tous les appareils de levage, ceci depuis le 02 Avril 2005.
Il doit pouvoir être présenté aux administrations telles que la CRAM, l’Inspection du Travail…
Il peut être conservé sur tous supports papier ou informatique.

Les informations obligatoires disponibles sur le carnet de maintenance fourni par Sphinx Manager sont les suivantes :

• Type, marque, modèle du matériel, Numéro du châssis, Numéro de série, Date de mise en service
• Société qui a effectué les interventions
• Détail de toutes les interventions effectuées avec la date, et le technicien qui est intervenu
• Liste des pièces changées si c'est le cas
• Rappel de la périodicité des actions de maintenance préventives obligatoires.

La société utilisatrice du chariot élévateur peut voir dans son « Portail client » le carnet de maintenance, et elle peut l’imprimer à tout moment au format PDF.

On peut dire que Sphinx Manager supprime la corvée de contrôle et de mise à jour des carnets de maintenance.

Un logiciel de gestion des achats ? A quoi cela sert-il ?
Cela sert à economiser 10% minimum du montant de vos achats !
Comment ? Il utilise le principe de la centralisation des achats ou e-procurement grâce auquel :

• Le prix unitaire des articles achetés diminue : Les mêmes articles sont regroupés sur la même commande. Donc, la quantité commandée par article augmente. Il est donc possible de négocier une baisse des prix unitaires auprès des fournisseurs.
• Le franco de port est atteint : Comme les quantités par commande sont plus importantes, le franco de port est atteint.
• Les articles inutiles sont supprimés : Pourquoi commander 5 types différents de ramettes de papier chez 5 fournisseurs différents alors qu'il serait beaucoup plus économique de commander 5 ramettes de papier en une seule commande chez un fournisseur sélectionné.
• Les fournisseurs inutiles sont supprimés : Comme indiqué ci-dessus, pourquoi commander des ramettes chez 5 fournisseurs différents. Seul le fournisseur idéal sera conservé.
• La quantité de commandes passées est diminuée : Moins de commandes = moins de temps perdu à gérer réceptions, paiements, et comptabilité.

C'est un mauvais réflexe de décrocher le téléphone chaque fois que l'on cherche une information.

Dans une conversation téléphonique deux personnes consomment du temps de travail, celui qui appelle et celui qui répond. La politesse et les usages font qu'une conversation est toujours beaucoup plus longue que le temps nécessaire à la transmission de l'information (bonjour, comment ça va ... merci, bien le bonjour etc.).

Avec Sphinx Manager tout est prévu pour diminuer le temps passé à téléphoner :

• Le client peut lire les informations le concernant sur son "portail client" (horamètres, devis, bons, fiches techniques d'entretien, consignes de sécurité, carnets de maintenance etc.).
  
  
• Les techniciens disposent de toute la documentation technique directement sur leur terminal Internet.
  
  
• Les coordonnées de tous les salariés sont disponibles sur l'Annuaire-Organigramme.
  
  
• Les plannings sont visibles sur Sphinx Manager.

Il y a plusieurs raisons qui justifient cette pratique:

• Le technicien est assisté par Sphinx Manager qui a en mémoire:
  • Les coordonnées du client
  • Les prix des interventions et des consommables
  • Les éléments associés au type d'intervention
• La secrétaire comptable n'aura pas à récupérer, déchiffrer, ressaisir ce bon.
• Le client recevra instantanément le bon d'intervention par e-mail
• Plus de bons "papier" à mettre dans des classeurs
• Plus de risque de perte (beaucoup de sociétés reconnaissent des interventions non facturées faute de bon papier !)

Pour se connecter à Sphinx Manager il faut un identifiant et un mot de passe.

Le chef d'Entreprise a la vision générale de l'application, il décide de la vision de chaque salarié.

Par exemple

• Le chef d'entreprise: vision générale de l'application, tous les accès lui sont permis.
  
• Le comptable: voit seulement les documents utiles à la comptabilité.
  
• Le technicien: voit son planning, les bons qu'il a émis, les pièces qui sont arrivées...
  
• Le client, s'il a un accès, peut voir : les horamètres, les carnets de maintenance, les BI, les factures, les devis, les instructions de maintenance journalières, les conseils et consignes de sécurité...

Pour augmenter la sécurité du système, ou bien limiter les accès, il et possible de restreindre l'accès à l'application en indiquant les adresses IP autorisées.

Voir Pourquoi Sphinx Manager est plus fiable qu'un systeme en reseau traditionnel

Pour utiliser le système de gestion Sphinx Manager il faut:

Une connexion à Internet:

• Adsl par réseau wifi
• Adsl par le réseau de l'entreprise
• Modem rtc
• Blutooth
• 3G et GPRS fournis par Bouygues, SFR et Orange

Un terminal Internet:

• Ordinateur de bureau Mac ou PC
• Ordinateur portable
• Un PDA
• Une tablette Internet
• etc ...

La recherche des pièces détachées sur catalogue est une perte de temps journalière pour l'entreprise. Sphinx Manager permet de retrouver une pièce détachée en moins de 10 secondes pour peu qu'elle ait été référencée une fois. Il suffit de taper un mot : courroie, démarreur, ou une expression : 30cm, 12V, etc… le moteur de recherche retrouve tout de suite la pièce détachée pour ce matériel.

Par exemple si vous tapez: "démarreur 24v", vous retrouverez instantanément tous les démarreurs en 24 volts, il y aura forcément celui que vous cherchez.
Si vous tapez "démarreur Kalmar" vous trouverez tous les démarreurs pour cette marque.
etc.

Voir l'animation (durée 1min 45s)

Dans l'entreprise beaucoup de gestes et d'actions pourraient être évités.
Le temps payé aux salariés coûte cher. Autant ne pas le gaspiller!

Identification des pertes de temps

• Le téléphone : Comment Sphinx Manager diminue le recours systématique au téléphone ?
  
  
• "La paperasse": voir la notion de"Zéro papier"
  
  
• La recherche d'informations
  • "Recherche des pièces détachées"
  • Recherche du fournisseur le plus approprié
  • Recherche de documents (factures, BI, devis émis, devis reçus)
  • Recherche de l'affectation des matériels
  
  
• Le classement et l'archivage:
  Sphinx Manager fait tout automatiquement. Plus besoin d'imprimer, de cocher, de perforer, d'aller chercher le classeur, de mettre le document dans le classeur, ranger le classeur etc...
  
  
• L'affranchissement et le postage: l'envoi des documents par email est privilégié:
  • Immédiateté de l'envoi
  • Suppression des temps d'impression, de fax, de postage, de classement etc.

L'envoi des documents par email va de pair avec la notion de "Zéro papier".

Les avantages d'envoyer un document par email:

• Il est expédié tout de suite (lorsqu'un document est clôturé, automatiquement il est expédié)
  
• Le client reçoit un devis quelques minutes après l'avoir demandé (les concurrents sont devancés !)
  
• Il est classé automatiquement (pas besoin d'aller chercher un classeur de perforer le document etc.)
  
• On le retrouve en quelques secondes
  
• Il est visible dans le portail client.
  

Faites le calcul, chrono en main pour un devis de 5 lignes:

• Recherche des pièces
• Rédaction des cinq lignes
• Impression
• Envoi par fax
• Classement du fax (aller chercher le classeur, perforer le fax, le mettre dans le classeur etc.)

Avec Sphinx Manager, il faut 2 minutes en tout !

La gestion de la relation client est couteuse. Souvent, vous devez dédier un personnel spécifique pour effectuer ce travail - Envoi de fax - Envoi de courrier - Envoi de bons - Envoi de factures - Sans compter les gestes inutiles : Imprimer, plier, mettre dans l'enveloppe, affranchir, poster, classer, archiver, rechercher dans les archives et classeurs

Avec Sphinx Manager il n'est plus nécessaire de tout imprimer, d'utiliser des "post-it", de coller, poster, empiler, rechercher des factures, des BI, des devis etc.
Tout est enregistré, classé, archivé automatiquement.
Les documents sont expédiés par e-mails car aujourd'hui rares sont les clients qui n'ont pas Internet.

Pour les clients n'ayant pas d'e-mail, Sphinx Manager peut (sur demande) diriger votre courrier vers des solutions d'acheminement automatique par la poste.

La traçabilité est totale, vous pouvez savoir qui a fait quoi et à quelle date, ce qui est très utile en cas de litige, ou de contrôle, il n'est pas nécessaire de passer des heures pour retrouver des informations anciennes.

En fait il s'agit tout simplement d'un moteur qui recherche dans toute l'application.

Cela permet de:
- Retrouver une pièce détachée en moins de 10s sans connaître sa référence
- Retrouver un client en moins de 10s par son adresse ou son N° de tél ou son email
- Retrouver un client en moins de 10s par un des noms des contacts

Par exemple si vous tapez: "démarreur 24v", vous retrouverez instantanément tous les démarreurs en 24 volts, il y aura forcément celui que vous cherchez.
Si vous tapez "démarreur Kalmar" vous trouverez tous les démarreurs pour cette marque.
etc.

Pour en savoir plus visionnez la démonstration : Voir la Démo

Le nomadisme est la possibilité de se connecter à son système informatique à partir de n'importe quel terminal relié à Internet pour:

• Accéder à son planning de n'importe où, n'importe quand
• Faire un bon de livraison ou un devis ou passer une commande sur place de chez le client
• Accéder à toutes les documentations techniques stockées dans l'application
• Utiliser le CRM implanté dans Sphinx Manager.
• Utiliser Sphinx Manager, exactement comme si l'on était à son bureau !

"La tablette Nokia 770 est un exemple de Terminal Internet Nomade permettant de se connecter à Sphinx Manager avec un abonnement mobile GSM, 3G, Hedge, et également en Wifi, bluetooth etc. Revenir à la Faq

78% des entreprises du CAC40 utilisent aussi cette technologie :

AFP, Alcatel,Alstom,Altran, Atos Origin, Aventis, Axa, Bayer, BHV, BNP Paribas, Bouygues, Carrefour, Casino, CCF, Cegetel, Cetelem, Club Med, Coca Cola, Crédit Agricole, Crédit Lyonnais, Danone, Dassault, EADS, EDF-GDF, Europe 2, France 2, France Telecom, Gemplus, Givenchy,Le Figaro, Le Monde, Libération, M6, Michelin, Nokia, Novartis, Pechiney, Présidence de la République, PSA, RATP, Sagem, Sanofi, SNCF, Snecma, Société Générale, Suez, TF1, Ubi Soft, Wanadoo, Globalis Media Systems ...

Source Afup

Dans le cas où l'application est hébergée sur un serveur distant :

• Le service de surveillance est assuré 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
• En cas d'arrêt du serveur il peut être "redémarré" immédiatement
• En cas de panne de courant des groupes électrogènes prennent le relais
• Il n'est pas nécessaire d'avoir un spécialiste en informatique dans l'entreprise
• En cas de sinistre (incendie, dégâts des eaux...) les données de l'entreprise sont à l'abri

Dans le cas où l'application est hébergée dans les locaux de l'entreprise :

• La technologie LAMP (Linux Apache MySQL Php) est la plus fiable à ce jour

Les restrictions à l'utilisation de Sphinx Manager sont multiples et configurables :

• Lecture et écriture illimitées sur toute l'application (généralement réservé au chef d'entreprise)
• Lecture seule, d'un espace réservé, avec possibilité de communiquer par mail (portail client)
• Espace réservé à son domaine de compétences par salarié (sécrétaires, techniciens, comptables...)
• Espace réservé ne pouvant être utilisé qu'à partir de l'adresse IP du local où travaille le salarié